Spilleregler for udbud

Det offentliges indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejde er reguleret af reglerne for udbud. De gælder både i den offentlige sektor, en række halvoffentlige institutioner og store dele af forsyningssektoren. De offentlige ordregivere har pligt til at følge udbudsreglerne, og for virksomheder, der gerne vil have del i de mange offentlige kontrakter, er det derfor relevant at kende dem.

Hvorfor har vi love for udbud?

Tanken bag udbudsloven er, at myndighederne gennem en effektiv konkurrence vil sikre, at de opnår den bedst mulige udnyttelse af offentlige midler. Det vil sige, at staten og andre halv- og heloffentlige myndigheders kontrakter skal tildeles de virksomheder, som tilbyder de bedste produkter eller tjenester til de bedste priser – uanset hvilket EU-land de kommer fra, og uden at ordregiverne tager usaglige hensyn.

Reglerne skal sikre lige muligheder

Udbudsreglerne udgør nogle procedureregler, som skal sikre klarhed og lige behandling af tilbudsgiverne, og som staten og andre offentlige myndigheder skal bruge, når de indkøber produkter eller tjenester over visse beløb.

Udbud skal således følge nogle generelle principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Offentlige udbud må blandt andet ikke udformes på en måde, der har til formål få dem udelukket af udbudsreglerne, eller som kunstigt skal begrænse konkurrencen.

Der er også forbud mod at forskelsbehandle tilbudsgiverne på baggrund af nationalitet. Det betyder, at en ordregiver ikke må give aktører eller ydelser fra Danmark en mere eller mindre gunstig behandling end aktører og ydelser fra andre lande.

Fire former for udbud

Virksomheder, som overvejer at afgive et tilbud, skal være opmærksomme på, at der findes fire typer af udbud: Offentligt udbud, begrænset udbud, udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog. Hver af udbudsformerne har deres særegne egenskaber, som man som tilbudsgiver skal være opmærksom på og tage højde for i sit tilbud.

Vigtigt at kende udbudsreglerne

Som leverandør er en virksomhed som udgangspunkt ikke reguleret af udbudsreglerne. Udbudsreglerne sætter dog rammerne for, hvad ordregiverne må gøre i forbindelse med udbuddet. Det er derfor vigtigt at undersøge reglerne for virksomheder, der ønsker at:

• afgive tilbud på en kontrakt med en offentlig ordregiver som kontraktpart.
• klage over en offentlig ordregivers gennemførte udbud – eller mangel på samme.
• ændre en allerede indgået kontrakt med en offentlig kontraktpart. → indgå et samarbejde med en offentlig ordregiver.
• indgå i en virksomhedsoverdragelse, hvor targetvirksomheden har kontrakter med offentlige kontraktpartere.

Hvornår skal et indkøb i udbud?

Udbudsreglerne gælder for indkøb over visse værdier, mens småindkøb kan gennemføres uden udbud. Det forudsætter dog, at der er tale om enkeltstående indkøb, hvis værdi ikke skal lægges sammen med andre af ordregiverens indkøb. Som udgangspunkt skal der gennemføres EU-udbud for alle offentlige indkøb, der overstiger disse tærskelværdier:

• Ca. 1 mio. kr. eller 1,6 mio. kr. for indkøb af varer og tjenesteydelser, afhængig af om ordregiveren er en statslig myndighed eller ej.
• Ca. 40 mio. kr. for bygge- og anlægsarbejder. Derudover gælder særlige danske regler for indhentning af tilbud for bygge- og anlægsarbejder med en værdi mellem 300.000 kr. og ca. 40 mio. kr. i henhold til tilbudsloven.

Ændringer til udbudsloven fra 1. juli 2022

• I nogle typer udbud indføres krav om, at leverandøren skal bruge lærlinge til at udføre en del af kontrakten.
• Virksomheder kan ikke deltage i udbud, hvis de er registreret i et land på skattelylisten. Reglen gælder ikke for underleverandører.
• Længere udelukkelsesperioder for alvorlige forsømmelser og afgivelse af groft urigtige oplysninger.
• Mulighed for at afbryde en kontrakt, hvis leverandøren bliver omfattet af en udelukkelsesgrund og ikke kan dokumentere sin pålidelighed.
• Lettere adgang til udbud med forhandling ved mislykket udbud.
• Begrænsninger i muligheden for udvælgelse på baggrund af omsætning.

Tips til en god udbudsproces

• Deltag i ansøgningen om prækvalifikation, og indgå eventuelt relevante konstellationer med andre leverandør.
• Gennemgå udbudsmaterialet i sin helhed og være ajour med opdateringer, herunder risikobalance og kommercielle 'red flags'.
• Identificer udbuddets egnethedskrav, mindstekrav, formkrav og dokumentationskrav.
• Stil spørgsmål til ordregiver i tide, hvis noget er uklart, eller I er i tvivl om et vilkår.
• Undgå forbehold, medmindre der er givet mulighed for det i udbudsmaterialet.
• Sørg for, at jeres tilbud opfylder det, der er udbudt.
• Kvalitetssikr tilbuddet, og støvsug det for komma- og stavefejl.
• Overhold ansøgnings- eller tilbudsfristen.
• Planlæg fasen efter afgørelsen, hvis jeres tilbud bliver udvalgt, herunder forhandling, dokumentation og kontraktindgåelse.
• Gennemgå ordregivers begrundelse for sin beslutning om prækvalifikation eller tildeling.
• Anmod om aktindsigt, og overvej, om I vil klage, hvis I får afslag.

Denne artikel blev oprindeligt bragt i Ind§igt #27 i december 2022.