COVID-19: Restauranter og caféer opfordres til at registrere besøgende gæster
Smittespredningen af COVID-19 har i den seneste tid været alarmerende høj, særligt i og omkring Hovedstadsområdet og i Odense, og på denne baggrund har regeringen nu iværksat en række forskellige tiltag for at begrænse udbruddet. Opfordringen fra sundhedsminister Magnus Heunicke (S) lød på, at restauranter og cafeer med fordel bør iværksætte en frivillig ordning, hvori besøgende gæster lader sig registrere med henblik på senere smitteopsporing. Opfordringen har skabt tvivl i branchen, idet regeringen ikke har anført klare retningslinjer i forbindelse med afviklingen heraf.
Hvilke GDPR-retlige problemstillinger rejser denne frivillige ordning?
Selv om du som erhvervsdrivende ønsker at gøre en forskel og give en hjælpende hånd i kampen mod COVID-19 ved bl.a. at opfordre dine gæster til at lade sig registrere, er der en række forskellige GDPR-retlige problemstillinger, som du skal være særligt opmærksom på.
Registrering skal være frivillig:
Det skal være den enkelte gæsts valg, om vedkommende ønsker at registrere sine oplysninger. Og det skal være frivilligt - det vil sige, at der ikke må være nogen ulemper for gæsten ved at afvise registreringen af oplysningerne.
Oplys om formålet:
Gør det klart for gæsterne, hvad der registreres, hvad det skal bruges til, og hvor længe oplysningerne opbevares. Hvis I eksempelvis benytter jer af et online-bookingsystem, bør I også her oplyse, hvis oplysningerne fra bookingen vil kunne blive brugt til smitteopsporing. Har du allerede en persondatapolitik, vil det være relevant at tilføje et enkelt afsnit om registreringen heri.
Registrér kun det nødvendige:
Der vil normalt være tale om navn, kontaktoplysninger og det tidsrum, hvor gæsten har opholdt sig på restauranten eller cafeen. Afhængig af lokalets størrelse kan I som restauratør eller caféejer også registrere, hvor gæsten har siddet i lokalet, da denne information også kan være relevant og behjælpelig i smittesporingen.
Hvis restauranter og caféer ønsker at indføre en sådan frivillig ordning, anbefaler Lund Elmer Sandager, at der udarbejdes meget enkle og foruddefinerede skemaer, som alene indeholder navn, adresse, telefonnummer og tidspunkt. Hvis I ønsker at registrere placering af gæsten i restauranten eller cafeen, kan dette evt. ske gennem jeres bookingsystem, når I tildeler gæsten et bord, hvis en sådan løsning er teknisk mulig.
Pas på oplysningerne:
Sørg for, at uvedkommende ikke får adgang til de oplysninger, der bliver registreret.
Brug ikke oplysningerne til andet:
Oplysningerne må kun bruges til smitteopsporing efter behov - og ikke til fx efterfølgende markedsføring eller andre formål.
Slet oplysningerne løbende:
Når oplysningerne ikke længere er relevante ift. smitteopsporing, skal de slettes. I lyset af COVID-19 må det derfor antages på nuværende tidspunkt, at restauranter og cafeer formentlig ikke må opbevare gæsters personoplysninger i længere tid end 14 dage, da der ifølge myndighederne er en 14-dages inkubationstid for smitte med coronavirus.
Har I som erhvervsdrivende brug for rådgivning om, hvordan I bør håndtere registrering af gæster, eller har I brug for hjælp til at udarbejde en registreringsordning, der lever op til alle gældende regler, så kontakt specialist i GDPR og IT-ret associeret partner, advokat Torsten Hylleberg.
