Nye krav til opbevaring af selskabsdokumenter
Krav til opbevaring af selskabsdokumenter
Der er eksempelvis tale om stiftelsesdokument, vedtægter, ejerbog, forretningsorden, generalforsamlingsprotokollater, dokumentation for ejerforhold og dokumentation for indbetaling af selskabskapitalen. Kravet til opbevaring gælder ikke kun de dokumenter, som selskabet selv udarbejder, men ligeledes dem, der er lavet af eksterne rådgivere, som fx revisorer eller advokater.
Dokumenterne skal uden vanskeligheder kunne gøres tilgængelige for offentlige myndigheder. Der stilles ikke krav om, at dokumenterne skal opbevares fysisk. Men det er vigtigt at have for øje for udenlandske selskaber, at hvis selskabsdokumenterne ikke opbevares i elektronisk form, skal de opbevares i papirform her i landet. Derudover er det vigtigt at sikre, at virksomheder løbende laver en sikkerhedskopi, der sikrer mod brand, tyveri, hackerangreb og lignende.
Hvis selskabsdokumenterne ikke opbevares på forsvarlig vis, kan ledelsen ifalde en bøde, og i værste tilfælde kan selskabet tvangsopløses.
Stigende forespørgsel fra selskaber om hjælp til compliance
Da vi nærmer os tidspunktet, hvor de nye krav træder i kraft, oplever vi hos Lund Elmer Sandager en forespørgsel på hjælp med opbevaring for at sikre, at selskaberne er compliant. Hvis jeres virksomhed har brug for rådgivning med hensyn til tiltag, der sikrer, at dokumenterne fra den 1. januar 2021 bliver opbevaret på forsvarlig vis, eller ønsker vores håndtering af opbevaringen, står vi naturligvis til rådighed.
Har du lyst til at læse mere om reglerne findes de i; Lov nr. 642 af 19. maj 2020 om ændring af årsregnskabsloven, selskabsloven, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, revisorloven og forskellige andre love af 19. maj 2020.
Hvis du har spørgsmål eller ønsker at vide mere om reglerne, er du velkommen til at kontakte partner, advokat Christian Petri eller advokat Jonas Bøndergaard.
