1. Risikerer vi ikke at få mange uberettigede indberetninger, hvis whistlebloweren kan vælge at være anonym?
En potentiel whistleblower vil opfatte muligheden for 100% anonymitet som betryggende, hvilket i mange tilfælde medvirker til, at whistlebloweren indsender sin indberetning.
2. Hvorfor skal jeg som kunde oprette minimum to kontaktpersoner på whistleblowerportalen?
Det er vigtigt, at I oplyser to kontaktpersoner. I det tilfælde at en af kontaktpersonerne er berørt af en indberetning, vil den anden kontaktperson blive inddraget af Lund Elmer Sandager.
3. Er der mulighed for at tilkøbe flere kontaktpersoner?
Ja. I store virksomheder kan det give god mening at have et større antal kontaktpersoner. Dette kan være aktuelt dels for at minimere byrden og dels for bedre at kunne undgå interessekonflikt, men også hvis der er behov for, at flere kontaktpersoner bliver involveret i samme sag.
4. Er det virkeligt nødvendigt med en whistleblowerordning?
En whistleblowerordning er med til at styrke tilliden og gennemsigtigheden i en virksomhed, som får mulighed for at være proaktiv i stedet for reaktiv med de anmeldelser, der kommer ind via whistleblowerordningen og kan være med til at bringe ledelsen tættere på forretningen.
Samtidig bliver det på baggrund af et EU-direktiv et lovkrav, at alle virksomheder med mere end 50 ansatte skal have en whistleblowerordning.
5. Hvorfor kan vi ikke indberette sager via e-mail eller telefon?
Hos Lund Elmer Sandager har vi valgt alene at modtage indberetning via webbaseret kommunikation, da det sikrer den højeste grad af sikkerhed og anonymitet for anmelderen. Samtidigt sikrer det, at Lund Elmer Sandager kan gennemføre undersøgelser og opretholde en sikker og beskyttet dialog med anmelder såvel som jeres kontaktpersoner uden risiko for fejlagtig deling af personoplysninger eller andre fortrolige eller sensitive oplysninger.
6. Er det nødvendigt at gøre sin whistleblowerportal tilgængelig for offentligheden?
Man kan som virksomhed selv vælge om man gør sin whistleblowerportal tilgængelig via et afgrænset intranet eller via en åben hjemmeside.
Som udgangspunkt anbefaler vi at gøre whistleblowerportalen tilgængelig på virksomhedens hjemmeside, så fx samarbejdspartnere kan benytte sig af ordningen.
7. Hvornår bliver kontaktpersonen i virksomheden oplyst om, at der er oprettet en sag i whistleblowerportalen?
Kontaktpersonerne vil kunne se, at der er oprettet en ny indberetning, så snart whistlebloweren har indberettet den i Whistleblowerportalen. Det vil dog ikke være muligt at tilgå sagen, før Lund Elmer Sandager har undersøgt sagen og tildelt den til en af kontaktpersonerne. De øvrige kontaktpersoner vil ikke kunne tilgå sagen, hvis Lund Elmer Sandager tildeler sagen til en anden kontaktperson, men de kan se, at der er en indberetning.
8. Hvilket overblik over sager giver whistleblowerportalen?
Whistleblowerportalen giver de tilknyttede kontaktpersoner i virksomheden overblik over antallet af indberetninger i alt og fordelt på kategori, antal indberetninger pr. måned, samt gennemsnitlig behandlingstid pr. indberetning. Desuden kan den enkelte kontaktperson se antallet af sager, som vedkommende er blevet tildelt.
9. Hvor sikker er whistleblowerportalen?
Whistleblowerportalen sikrer, at whistleblower kan bevare sin anonymitet. Når der foretages en indberetning genererer systemet en randomiseret adgangskode, som skal bruges for senere at kunne tilgå sagen. Hverken Lund Elmer Sandager eller den virksomhed, der udstiller whistleblowerportalen for medarbejdere mf., har mulighed for at se hvem whistleblower er med mindre denne vælger at indberette eller ændre sin status til ”Fortrolig” hvorved Lund Elmer Sandager får adgang til whistleblowers kontaktoplysninger. Al kommunikation sker krypteret (HTTPS). Brugeradgang for sagsbehandlere hos Lund Elmer Sandager og kontaktpersoner hos virksomheden er beskyttet med to-faktorvalidering.
10. Hvad koster det at oprette en whistleblowerportal hos Lund Elmer Sandager?
Det koster kr. 12.600 ekskl. moms pr. år at have whistleblowerportalen hos Lund Elmer Sandager. Prisen inkluderer oprettelse, adgang til whistleblowerportalen samt dokumentpakke indeholdende politik, persondatapolitik, GDPR-fortegnelse, plakat til intern awarenes og den indledende vurdering af om indberetninger falder inden eller udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde.
Selve sagsbehandlingen for en sag, der falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde, afregnes efter medgået tid hos Lund Elmer Sandager.
Herudover kan I tilkøbe nogle tillægsydelser for eksempel oplæg til virksomheden og ledelsen om brugen af whistleblowerordninger.
11. Hvordan opretter jeg en whistleblowerordning til min virksomhed?
Oprettelsen foregår digitalt her på hjemmesiden. Du trykker blot på ’opret whistleblowerordning’ og følger oprettelsesprocessen i systemet.
Du har undervejs mulighed for at uploade jeres virksomhedslogo og -farver, så jeres whistleblowerportal bliver tilpasset jeres visuelle identitet.
Når tilmeldingsprocessen er gennemført og godkendt hos Lund Elmer Sandager, modtager I link til whistleblowerportalen som kan lægges på jeres intranet eller hjemmeside.
12. Hvem skal jeg kontakte, hvis jeg har problemer med whistleblowerportalen eller spørgsmål?
Hvis du har problemer med whistleblowerportalen eller spørgsmål til whistleblowerordningen, så skriv til cst@les.dk og beskriv udfordringen, så hjælper vi dig.
13. Hvor bestiller jeg en LES Whistleblowerordning til min virksomhed?
Bestil portalen her.