Whi­st­le­blower­ord­ning fra LES

Med implementeringen af EU's whistleblowerdirektiv er det obligatorisk for virksomheder og offentlige myndigheder med over 50 ansatte at have en whistleblowerordning.  

Kravet om etablering af en whistleblowerordning har til formål at fremme en kultur præget af gennemsigtighed og ansvarlighed i både den private og offentlige sektor. Loven indeholder endvidere et strengt forbud mod repressalier rettet mod den, der foretager en indberetning.  

Hvis din virksomhed i gennemsnit har haft 50 eller flere ansatte i løbet af de seneste fire kvartaler, er I juridisk forpligtet til at implementere en whistleblowerordning. 

Når I skal opgøre antallet af ansatte, skal alle medregnes, uanset deres beskæftigelsesgrad.  

Selvom det kun er et krav for virksomheder med 50 eller flere ansatte, kan det være en fordel for mange virksomheder uanset størrelse at etablere en whistleblowerordning for at fremme gennemsigtighed og tillid internt såvel som eksternt. Læs mere om dette nedenfor.  

Et whistleblowersystem kan bestå af en intern whistleblowerenhed og indberetningskanal eller et whistleblowersystem stillet til rådighed og administreret af en ekstern tredjepart. 

Det er nemt at oprette en tjeneste til at modtage anmeldelser, men hvad gør du derefter? Hvad falder inden for eller uden for ordningen? Hvilke krav gælder for håndtering og sagsbehandling?  

Ved at vælge en whistleblowerordning fra en ekstern tredjepart sikrer jeres virksomhed, at anmeldelser bliver behandlet objektivt, fortroligt og professionelt. En ekstern partner sikrer neutral behandling, som øger tilliden blandt medarbejdere, der ofte føler sig mere trygge ved at indberette bekymringer gennem en uvildig kanal. Samtidig sikrer en ekstern løsning overholdelse af lovgivningen, frigør interne ressourcer og styrker åbenhed og ansvarlighed i jeres virksomhedskultur. 

• Fremmer ESG: En whistleblowerordning styrker virksomhedens governance (G) ved at sikre transparens og ansvarlighed. Ordningen er en effektiv kontrolmekanisme, der hjælper med at identificere og forhindre potentielle lovovertrædelser eller uregelmæssigheder. Det sociale aspekt (S) fremmes ved at skabe et trygt arbejdsmiljø, hvor medarbejdere kan rapportere uetisk adfærd anonymt og uden frygt for konsekvenser. Dette bidrager til bedre arbejdskultur og virksomhedens overholdelse af etiske standarder. 
• Fokus på ansvarlighed og integritet: En whistleblowerordning fremmer ansvarlighed og integritet ved at give medarbejdere og interessenter mulighed for at rapportere uetisk eller ulovlig adfærd. Dette skaber en kultur med øget transparens, hvor alle føler sig ansvarlige for at handle korrekt, og hvor virksomheden aktivt kan tage hånd om problemer og sikre etisk adfærd på tværs af organisationen. 
• Muliggør forbedring af virksomheden: En whistleblowerordning muliggør forbedring af virksomheden ved at identificere områder, der kræver opmærksomhed og ændringer. Ved at indsamle indberetninger får ledelsen værdifuld indsigt, som kan bruges til at adressere problemer, forbedre arbejdsmiljøet og optimere virksomheden.  
• Forebygger lovovertrædelser: En whistleblowerordning bidrager til at forebygge lovovertrædelser ved at etablere en åben og sikker platform, hvor medarbejdere kan rapportere uetisk eller ulovlig adfærd. Når medarbejdere har mulighed for at indberette problemer anonymt, øges deres villighed til at dele bekymringer, før situationer udvikler sig til alvorlige lovovertrædelser. Dette kan også fungere som en afskrækkende faktor for potentielle kriminelle handlinger, da medarbejdere er mindre tilbøjelige til at engagere sig i uetisk adfærd, når de ved, at der er systemer på plads til at opdage og håndtere sådanne forhold. 
• Fremmer en god virksomhedskultur: En whistleblowerordning fremmer en sund virksomhedskultur ved at understøtte værdier som åbenhed, ansvarlighed og tillid. Når medarbejdere ved, at der er en sikker og anonym måde at rapportere uetisk eller problematisk adfærd på, skabes der en atmosfære, hvor alle føler sig trygge ved at dele deres bekymringer. 

Hvis din virksomhed i gennemsnit har haft 50 eller flere ansatte i løbet af de seneste fire kvartaler, er I juridisk forpligtet til at implementere en whistleblowerordning. 

Når I skal opgøre antallet af ansatte, skal alle medregnes, uanset deres beskæftigelsesgrad. Dette inkluderer både fuldtids- og deltidsansatte samt medarbejdere med tidsbegrænsede ansættelser, som f.eks. projektansatte, sæsonarbejdere og vikarer, så længe de modtager løn for deres arbejde. 

Selvom det kun er et krav for virksomheder med 50 eller flere ansatte, kan det være en fordel for mange virksomheder, uanset størrelse, at etablere en whistleblowerordning for at fremme gennemsigtighed og tillid internt. Læs mere om dette nedenfor.  

Et whistleblowersystem kan bestå af en intern whistleblowerenhed og indberetningskanal eller et whistleblowersystem stillet til rådighed og administreret af en ekstern tredjepart.   

Ved at vælge en whistleblowerordning fra en ekstern tredjepart sikrer jeres virksomhed, at anmeldelser behandles objektivt, fortroligt og professionelt. 

En ekstern partner sikrer neutral behandling, som øger tilliden blandt medarbejdere, der ofte føler sig mere trygge ved at indberette bekymringer gennem en uvildig kanal. Samtidig sikrer en ekstern løsning overholdelse af lovgivningen, frigør interne ressourcer og styrker jeres virksomhedskultur af åbenhed og ansvarlighed. 

Tilkøbsydelser

Du har mulighed for at tilkøbe følgende ydelser til din organisations whistleblowerportal:

Introduktion til whistleblowerportalen for medarbejdere

Lund Elmer Sandager laver en fysisk eller digital præsentation og demonstration af whistleblowerportalen for jeres medarbejdere, så de er godt klædt på til at benytte portalen.

Varighed: 1 time
Pris: 2.000 kr.

Træning af medarbejdere på indsatsområder

Lund Elmer Sandager forestår fysisk eller digital træning af medarbejdere inden for bestemte områder, hvis der på baggrund af en eller flere indberetninger konstateres et generelt behov for opfølgning.

Varighed: Estimeres på forhånd
Pris: Estimeres på forhånd

Kursus for tilknyttede kontaktpersoner

Lund Elmer Sandager underviser de tilknyttede kontaktpersoner i håndtering af whistleblowersager, herunder hensyn bag en whistleblowerordning, håndtering af whistleblowersagen og whistlebloweren, effektiv kommunikation, opfølgning og implementering af eventuelle tiltag.

Varighed: 2 timer
Pris: 3.000 kr. 

Introduktion for ledelse og/eller bestyrelse

Lund Elmer Sandager introducerer ledelse og/eller bestyrelse for hensyn bag en whistleblowerordning, de grundlæggende principper i håndteringen af whistleblowersager, rapporteringslinjer samt beredskab og krisehåndtering.

Varighed: 2 timer
Pris: 3.000 kr.

Tilknytning af ekstra kontaktpersoner

Tilkøb af ekstra kontaktpersoner til sagbehandling:
Pris: 4.800 kr. pr. person pr. år.

Tilkøb af ekstra personer udelukkende med "kiggeadgang" til statistik og dashboard - uden adgang til egentlig sagsbehandlingsdata (Typisk bestyrelsesmedlemmer eller lignende):

Pris: 1.200 kr. pr. person pr. år.

Alle priser er eksklusive moms. Kontakt advokat Anna Lindecrone eller advokat Mina Faiz, hvis du vil vide mere om tilkøbsydelserne.

1. Modtagelse: Håndteringen af henvendelser er funderet i Lund Elmer Sandagers Whistleblowerenhed, der er centreret omkring firmaets afdeling for arbejds- og ansættelsesret. Det er et bevidst og strategisk valg, da anmeldelser ofte vil kunne håndteres af eksperterne inden for dette område. Jurister i afdelingen modtager og screener anmeldelsen.  
2. Bekræftelse: Lund Elmer Sandager bekræfter modtagelsen af indberetningen over for whistlebloweren inden for de lovpligtige 7 dage  
3. Screening: Vores jurister undersøger, om indberetningen umiddelbart er omfattet af whistleblowerloven. 
4. Henvendelse: Lund Elmer Sandager sender indberetningen til den pågældende virksomhed med forslag til foreløbigt eller endeligt svar til whistlebloweren ud fra screeningen foretaget i punkt 3.  
5. Håndtering: Afhængigt af om indberetningen er omfattet af whistleblowerloven vil Lund Elmer Sandager enten underrette whistlebloweren om, at indberetningen ikke er omfattet af whistleblowerloven med en begrundelse herfor og informere om, at indberetningen afsluttes i whistleblowersystemet eller i samråd med virksomheden gå i dialog med whistlebloweren om yderligere oplysninger eller underrette whistlebloweren om, at der enten foretages en intern eller ekstern undersøgelse af indberetningen.  
6. Behandling: Indberetningen behandles i jeres virksomhed eller af Lund Elmer Sandager, som foretager en ekstern undersøgelse af indberetningen. Ydelserne relateret til behandling af konkrete sager falder uden for abonnementet. 
7. Afslutning: Lund Elmer Sandager udarbejder i samråd med virksomheden et endeligt svar til whistlebloweren. 

1. Hvad er en whistleblower?

En whistleblower er en person, der rapporterer ulovlige eller uetiske forhold på arbejdspladsen.

2. Hvad er en whistleblowerordning?

En whistleblowerordning er et system, der giver ansatte mulighed for at indberette kritisable forhold anonymt og sikkert.

3. Risikerer vi ikke at få mange uberettigede indberetninger, hvis whistlebloweren kan vælge at være anonym?

En potentiel whistleblower vil opfatte muligheden for 100% anonymitet som betryggende, hvilket i mange tilfælde medvirker til, at whistlebloweren indsender sin indberetning.

4. Hvorfor skal jeg som kunde oprette minimum to kontaktpersoner på whistleblowerportalen?

Det er vigtigt, at I oplyser to kontaktpersoner. I det tilfælde at en af kontaktpersonerne er berørt af en indberetning, vil den anden kontaktperson blive inddraget af Lund Elmer Sandager.

5. Er der mulighed for at tilkøbe flere kontaktpersoner?

Ja. I store virksomheder kan det give god mening at have et større antal kontaktpersoner. Dette kan være aktuelt dels for at minimere byrden og dels for bedre at kunne undgå interessekonflikt, men også hvis der er behov for, at flere kontaktpersoner bliver involveret i samme sag.

6. Er det virkeligt nødvendigt med en whistleblowerordning?

En whistleblowerordning er med til at styrke tilliden og gennemsigtigheden i en virksomhed, som får mulighed for at være proaktiv i stedet for reaktiv med de anmeldelser, der kommer ind via whistleblowerordningen og kan være med til at bringe ledelsen tættere på forretningen.

Samtidig bliver det på baggrund af et EU-direktiv et lovkrav, at alle virksomheder med mere end 50 ansatte skal have en whistleblowerordning.

7. Hvorfor kan vi ikke indberette sager via e-mail eller telefon?

Hos Lund Elmer Sandager har vi valgt alene at modtage indberetning via webbaseret kommunikation, da det sikrer den højeste grad af sikkerhed og anonymitet for anmelderen. Samtidigt sikrer det, at Lund Elmer Sandager kan gennemføre undersøgelser og opretholde en sikker og beskyttet dialog med anmelder såvel som jeres kontaktpersoner uden risiko for fejlagtig deling af personoplysninger eller andre fortrolige eller sensitive oplysninger.

8. Er det nødvendigt at gøre sin whistleblowerportal tilgængelig for offentligheden?

Man kan som virksomhed selv vælge om man gør sin whistleblowerportal tilgængelig via et afgrænset intranet eller via en åben hjemmeside.

Som udgangspunkt anbefaler vi at gøre whistleblowerportalen tilgængelig på virksomhedens hjemmeside, så fx samarbejdspartnere kan benytte sig af ordningen.

9. Hvornår bliver kontaktpersonen i virksomheden oplyst om, at der er oprettet en sag i whistleblowerportalen?

Kontaktpersonerne vil kunne se, at der er oprettet en ny indberetning, så snart whistlebloweren har indberettet den i Whistleblowerportalen. Det vil dog ikke være muligt at tilgå sagen, før Lund Elmer Sandager har undersøgt sagen og tildelt den til en af kontaktpersonerne. De øvrige kontaktpersoner vil ikke kunne tilgå sagen, hvis Lund Elmer Sandager tildeler sagen til en anden kontaktperson, men de kan se, at der er en indberetning.

10. Hvilket overblik over sager giver whistleblowerportalen?

Whistleblowerportalen giver de tilknyttede kontaktpersoner i virksomheden overblik over antallet af indberetninger i alt og fordelt på kategori, antal indberetninger pr. måned, samt gennemsnitlig behandlingstid pr. indberetning. Desuden kan den enkelte kontaktperson se antallet af sager, som vedkommende er blevet tildelt.

11. Hvor sikker er whistleblowerportalen?

Whistleblowerportalen sikrer, at whistleblower kan bevare sin anonymitet. Når der foretages en indberetning genererer systemet en randomiseret adgangskode, som skal bruges for senere at kunne tilgå sagen. Hverken Lund Elmer Sandager eller den virksomhed, der udstiller whistleblowerportalen for medarbejdere mf., har mulighed for at se hvem whistleblower er med mindre denne vælger at indberette eller ændre sin status til ”Fortrolig” hvorved Lund Elmer Sandager får adgang til whistleblowers kontaktoplysninger. Al kommunikation sker krypteret (HTTPS). Brugeradgang for sagsbehandlere hos Lund Elmer Sandager og kontaktpersoner hos virksomheden er beskyttet med to-faktorvalidering.

12. Hvad koster det at oprette en whistleblowerportal hos Lund Elmer Sandager?

Det koster fra kr. 9.000 ekskl. moms pr. år at have whistleblowerportalen hos Lund Elmer Sandager. Prisen inkluderer oprettelse, adgang til whistleblowerportalen samt dokumentpakke indeholdende politik, persondatapolitik, GDPR-fortegnelse, plakat til intern awarenes og den indledende vurdering af om indberetninger falder inden eller udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde. Priserne afhænger af jeres virksomhedsstørrelse og kan ses længere oppe på denne side. 

Selve sagsbehandlingen for en sag, der falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde, afregnes efter medgået tid hos Lund Elmer Sandager.

Herudover kan I tilkøbe nogle tillægsydelser for eksempel oplæg til virksomheden og ledelsen om brugen af whistleblowerordninger.

13. Hvordan opretter jeg en whistleblowerordning til min virksomhed?

Oprettelsen foregår digitalt her på hjemmesiden. Du trykker blot på ’opret whistleblowerordning’ og følger oprettelsesprocessen i systemet.

Du har undervejs mulighed for at uploade jeres virksomhedslogo og -farver, så jeres whistleblowerportal bliver tilpasset jeres visuelle identitet.

Når tilmeldingsprocessen er gennemført og godkendt hos Lund Elmer Sandager, modtager I link til whistleblowerportalen som kan lægges på jeres intranet eller hjemmeside.

14. Hvem skal jeg kontakte, hvis jeg har problemer med whistleblowerportalen eller spørgsmål?

Hvis du har problemer med whistleblowerportalen eller spørgsmål til whistleblowerordningen, så skriv til mwe@les.dk og beskriv udfordringen, så hjælper vi dig.

15. Hvorfor er et whistleblowersystem attraktivt? 

Et whistleblowersystem er attraktivt for enhver virksomhed, da det signalerer en stærk forpligtelse til ansvarlighed og gennemsigtighed. Både medarbejdere, investorer, samarbejdspartnere og kunder sætter pris på virksomheder, der tager etisk ledelse alvorligt, hvilket kan styrke jeres omdømme og tillid i markedet og som arbejdsplads.  

Implementeringen af et whistleblowersystem bringer ledelsen tættere på den daglige drift, hvilket muliggør en proaktiv fremgangsmåde i stedet for en reaktiv. 

Hvis I ønsker at fremme en kultur præget af åbenhed og integritet, er implementeringen af et whistleblowersystem et skridt i den rigtige retning. 

16. Hvor bestiller jeg LES' Whistleblowerordning til min virksomhed?

Bestil portalen her.