Er jeres kontrakter lige så omstillingsparate som resten af virksomheden?

Under corona-pandemien er digitaliseringen og nye teknologier som kunstig intelligens, IoT og virtual reality blevet boostet – blandt andet fordi de gør det muligt at forandre og effektivisere arbejdsprocesser på meget kort tid.

Omstillingsparathed er blevet et konkurrenceparameter på linje med pris og kvalitet, og det er derfor vigtigt, at I også tænker omstillingsparathed ind i jeres juridiske kontrakter. Kontrakterne bør udformes, så I kan reagere hurtigt, fleksibelt og omkostningseffektivt, når nye krav, muligheder og risici opstår på jeres marked.

Her er tre gode råd til dig, der arbejder med at forhandle kontrakter i en digitaliseret verden.

1. Overvej kontraktens bindingsperiode

En kontrakt med fri opsigelse og korte opsigelsesvarsler giver begge parter en høj grad af fleksibilitet. Omvendt kan det også skabe leveringsusikkerhed for kunden og usikkerhed om indtjeningen for leverandøren.

Kontrakter om løbende leverancer som fx outsourcing er ofte uopsigelige i længere perioder eller har lange opsigelsesvarsler. Her kan I med fordel kombinere én parts ret til uopsigelighed med den anden parts ret til at opsige kontrakten før tiden, hvis de betaler et beløb for udtrædelsen. Det skal sikre leverandøren en rimelig kompensation for den resterende uopsigelighedsperiode. Hvis leverandøren omvendt opsiger kontrakten, bør varslet altid være langt nok til, at kunden kan nå at finde en ny leverandør.

Fleksible bindingsperioder sikrer, at I kan komme relativt hurtigt ud af en kontrakt mod at betale en kompensation, som er væsentlig lavere end det beløb, I skulle have betalt i den resterende uopsigelighedsperiode.

2. Vælg det rette niveau af IT-sikkerhed

Den stigende digitalisering har desværre medført mere IT-kriminalitet, og de IT-kriminelle er i dag professionelle IT-specialister, der ofte er sponsoreret af kriminelle netværk eller stater. Ethvert system, der er forbundet til internettet, kan formentlig hackes. Alle kontrakter om outsourcing af drift og overvågning af systemer, data og digitale processer bør derfor beskrive de krav til IT-sikkerhed, leverandøren skal opfylde.

Mange leverandører tilbyder kunden at vælge mellem flere sikkerhedsniveauer. Jo mere sikkerhed, jo højere pris. Det sikkerhedsniveau, I vælger, bør afbalancere den risikovurdering, I har lavet af kundens systemer, data og digitale processer. Relevante spørgsmål, som leverandøren i den forbindelse bør besvare i kontrakten, er eksempelvis:

• Hvilket sikkerhedsniveau for adgangskontrol skal vi opfylde?
• Hvilke krav til løbende opdatering (patchning) af systemerne skal vi opfylde?
• Hvilke krav til logning af adgang og adfærd på systemer og IT-infrastruktur skal vi opfylde?
• Hvilke krav til manuel og digital overvågning af driften og adgangen til systemerne, herunder brug af antivirus-programmer og firewalls, skal vi opfylde?
• Hvilke krav til respons og afhjælpning ved kompromittering af systemer, data eller digitale processer skal vi opfylde?
• Hvilke særlige krav til sikkerhed skal der gælde for persondata?
• Hvilke krav til løbende backup af data og systemer skal vi opfylde?
• Hvilke krav skal vi opfylde for løbende at dokumentere, at vi overholder det aftalte sikkerhedsniveau?

3. Effektiv løsning af tvister om kontrakter

Ingen virksomheder bør spilde tid og penge på tvister om kontrakter. De kan trække ud i årevis, og når de endelig bliver afgjort, har parterne forpasset de muligheder, der lå i kontrakten, inden det gik galt.

I takt med digitaliseringen efterspørger erhvervslivet mere effektive metoder til konfliktløsning. Tiden er inde til at give bestemmelserne om tvisteløsning særlig opmærksomhed, når I forhandler nye kontrakter. Ideelt set bør domstole eller voldgift være sidste udvej til løsning af en konflikt. Særligt konfliktløsningsmetoden mediation har vist sig at være meget effektiv – både i små konflikter mellem to parter og i mere komplicerede tvister med mange involverede parter.

En mediationsklausul kan indarbejdes i enhver kontrakt og er bindende for parterne, hvis en tvist opstår. I kan fx aftale, at en part ikke kan anlægge retssag, før tvisten har været forsøgt løst ved mediation. Vi ser, at mange konflikter bliver løst efter blot et enkelt mediationsmøde af én dags varighed, hvor parterne med hjælp fra en uafhængig mediator selv forhandler et juridisk bindende forlig på plads. Med mediation kan tvister i mange tilfælde løses inden for en måned, og udgifterne begrænser sig til vederlaget til mediatoren.

Artiklen blev oprindeligt bragt i Ind§igt 25 i december 2021