Arbejdsgiveres behandling og registrering af oplysninger om COVID-19

Ansættelsesretlige regler og eventuelle offentligretlige regler om bl.a. sundhed regulerer, hvilke oplysninger en arbejdsgiver er berettiget til at forlange af en ansat og om den ansatte er forpligtet til at videregive sådanne oplysninger til sin arbejdsgiver.

Et eksempel på dette er de nye regler om statslig refusion fra første sygefraværsdag for de personer, der er smittede eller i karantæne på grund af COVID-19.

Generelt vil arbejdsgiveren i vidt omfang kunne registrere og videregive personoplysninger, der ikke er så konkrete og specifikke, at de kan anses for helbredsoplysninger.

Det kunne f.eks. være oplysninger om:

• Ansatte, der er hjemvendt fra et risikoområde
• Ansatte, der er i hjemmekarantæne uden angivet årsag
• Ansatte, der er syge uden angivet årsag

I et mere begrænset omfang kan det, efter omstændighederne, også være berettiget, at du som arbejdsgiver registrerer og videregiver personoplysninger, der må anses for helbredsoplysninger. Dette drejer sig bl.a. om oplysninger, der vedrører en persons fysiske eller mentale helbred, herunder oplysning om levering af sundhedsydelser, og som giver information om vedkommendes helbredstilstand, når situationen nødvendiggør det.

Disse oplysninger kan eksempelvis være, at en medarbejder er smittet med coronavirus. I dette tilfælde kan det være berettiget at behandle personoplysningen bl.a. for, at ledelsen og medarbejderne kan tage de nødvendige forholdsregler eller at du som arbejdsgiver er forpligtet til at videregive personoplysningerne for at kunne opnå refusion fra første sygefraværsdag.

Det er derfor vigtigt at være bevidst om, at registreringen eller videregivelsen skal være saglig. Ligeledes skal de personoplysninger, der registreres og videregives, begrænses til det absolut nødvendige.

Som arbejdsgiver skal du være opmærksom på:

• Om der foreligger en ansættelses- eller sundhedsretlig forpligtelse til at registrere eller videregive de pågældende helbredsoplysninger
• Om det er absolut nødvendigt at angive en specifik diagnose, eller om det samme formål kan opnås ved blot at angive personen som fraværende på grund af sygdom
• Om formålet kan opnås ved at ”angive færre oplysninger”
• Om det er absolut nødvendigt at sammenholde oplysninger om en person – f.eks. navnet på den person, der er smittet og/eller i hjemmekarantæne eller om personoplysningen om sygdommen stadig er brugbar uden sammenkoblingen til en specifik person, f.eks. til brug for statistiske formål

Ved håndtering af person- og helbredsoplysninger skal du være opmærksom på:

• Altid at informere de berørte personer om, hvilke personoplysninger I behandler og videregiver, med hvilken hjemmel de behandles eller videregives, eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne samt angivelse af det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret. Hvis dette ikke er muligt, skal du angive de kriterier, der anvendes til at fastlægge tidsrummet
• Videregives helbredsoplysninger til 3. part skal dette altid ske krypteret
• Internt må personoplysningerne kun behandles af personer, der er underlagt tavshedspligt og da kun af de medarbejdere, som har et specifikt og velbegrundet behov for at behandle personoplysningen

Hvis du har spørgsmål til videregivelse og behandling af personoplysninger på arbejdspladsen i forbindelse med COVID-19, er du velkommen til at kontakte associeret partner, advokat Torsten Hylleberg på thy@les.dk eller +45 33 300 252.